Mit der Verlagerung der Tätigkeit ins Homeoffice, ändert sich das Umfeld und damit auch die Art und Weise wie Kommunikation angenehm und effizient bleibt.

Vorbereitung

Egal, ob sie im Homeoffice oder im regulären Büro sind, versuchen Sie eine möglichst ruhige Umgebung zu schaffen. Schleudernde Waschmaschinen, kläffende Hunde oder diskutierende Kollegen als Hintergrundgeräusche werden eher als störend empfunden.

Übertreiben Sie es aber auch nicht. Befinden sich z. B. Kinder in der Wohnung, dann sind Kinder nun mal Kinder und lassen sich nicht einfach “abstellen”, weil Papa oder Mama konferieren wollen. Dafür sollte jeder Verständnis aufbringen. Auf der anderen Seite können und wollen die meisten Kinder ihre Eltern auch unterstützen und können durchaus etwas ruhiger sein, wenn man es ihnen vernünftig mitteilt. Es kommt immer auf die aktuelle Situation an. Wenn es garnicht geht, dann sollte die aufrichtige Frage gestellt werden, ob der Teilnehmer wirklich an der Konferenz teilnehmen kann.

Wenn sie unterweg sind, ist die Auswahl des Ortes von dem sie sich einwählen besonders wichtig. Eine Hotellobby mag gehen, eine viel befahrene Straßenkreuzung oder die Montagehalle ihres Kunden eher weniger.

Wählen Sie sich rechtzeitig ein, und prüfen sie alle technische Voraussetzungen um andere zu hören und gehört zu werden. Je nach System oder Häufigkeit der Nutzung kann das auch mal einen Moment länger dauern.

Durchführung

Es gehört zum guten Stil, wenn Sie sich nach rechtzeitiger Einwahl kurz mit Namen melden, damit die Anwesenden wissen wer alles da ist. Wenn Sie sich zu spät einwählen und die Konferenz schon im Gange ist, dann bietet es sich erstmal an, stumm zu bleiben, bis Sie aufgefordert werden sich zu melden. Verzichten Sie bitte auf lange Entschuldigungen warum und was auch immer passiert ist.

In allen Umfragen über Audio-Konferenzen kommt immer wieder ein Thema mit Sicherheit hoch: Hintergrundgeräusche! Das sind vermeidbare und weniger vermeidbare Geräusche. Zu den vermeidbaren gehören lautes Atmen, Husten, Schnäutzen, Seitengespräche mit anderen, etc.. Zu den wenig vermeidbaren gehören die Umgebungsgeräusche, die sie nicht ohne weiteres abstellen können. Allerdings haben Sie darüber Kontrolle, ob alle diese Geräusche in die Konferenz übermittelt werden. Die Stummtaste!

Die Stummtaste ist Magie!

Ein Tip: Die vielleicht wichtigste Taste am Endgerät ihrer Wahl und Einwahl, ist die Stummtaste. Versuchen sie von dieser Taste regen gebrauch zu machen. Am besten immer dann wenn sie nicht sprechen.

Moderation

Es sollte im Vorfeld ein Moderator festgelegt werden.

Der Moderator sollte, wenn es der Kreis erlaubt, die Teilnehmer vorstellen. Bei einer größeren Runde sollten nur die Protagonisten vorgestellt werden.

Es  ist die Aufgabe des Moderators darauf hinzuweisen, wenn zuviel Hintergrundgeräusche in der Audio-Konferenz ankommen. Eine aktive Bitte, die Stummtaste zu verwenden, kann echte Entlastung schaffen.


Photo by Austin Distel on Unsplash

 

 

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